Les réunions ont tendance à être plus fréquentes de nos jours : des études indiquent que certains cadres participent généralement à des réunions pendant 23 heures par semaine, soit beaucoup plus que les 10 heures passées en moyenne en réunion dans les années 1960.
Un changement de lieu peut dynamiser les employés, les inciter à proposer de nouvelles idées et à devenir une équipe plus soudée. Voici six avantages à louer une grande salle de réunion en dehors de votre bureau principal.
1. Résolution des problèmes
Si l’on demande aux employés de remplir les mêmes fonctions dans le même espace jour après jour, ils risquent de se sentir moins énergiques et moins créatifs. Une routine fixe peut sembler sécurisante, mais elle inhibe la réflexion. Les réunions dans les mêmes petites salles de réunion peuvent amener les employés à se demander quel est le but de ces réunions. Mais si vous trouvez une grande salle de réunion à louer, elle peut offrir une expérience totalement différente à vos employés.
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Parfois, lorsque vous essayez de résoudre un problème à votre bureau, vous ne parvenez pas à trouver de solutions. Si vous vous levez de votre bureau et que vous vous arrêtez pour bavarder dans un autre service, vous pourriez revenir à votre bureau avec la réponse qui était sous vos yeux depuis le début. Le même principe est à l’œuvre lorsque vous réunissez des employés dans une grande salle de réunion éloignée de votre bureau. Un espace différent peut les aider à envisager les obstacles et les problèmes sous un angle nouveau.
2. Augmenter la productivité et la concentration
Lors d’une réunion dans vos bureaux habituels, les employés doivent essayer d’éviter les distractions : penser à la paperasse qui s’empile sur leur bureau voisin, entendre les conversations téléphoniques dans la pièce d’à côté, regarder la circulation dans la rue sous la fenêtre. Une grande salle de réunion à l’écart de votre bureau permet aux employés de se détendre, ce qui les invite à un espace de tête plus créatif. Ils seront plus attentifs et plus productifs.
3. Inspirez la collaboration
Les réunions d’affaires doivent être l’occasion de renforcer l’esprit d’équipe et d’impliquer les employés. Elles permettent de réunir le personnel en poste à distance et les travailleurs sur place, et de présenter les employés qui travaillent sur des sites différents. Une grande salle de réunion offre suffisamment d’espace pour que les employés puissent se mêler aux autres et faire connaissance.
L’espace inhabituel favorise l’idée qu’il s’agit d’une réunion spéciale, et non d’une réunion comme les autres. Les employés sont plus susceptibles de se sentir valorisés et seront donc plus enclins à collaborer.
4. Un confort supplémentaire
Si vous louez une grande salle de réunion pour votre prochaine réunion stratégique ou pour les fêtes de fin d’année, vous pourrez offrir aux employés une multitude de commodités, y compris une technologie plus avancée. Les salles de conférence de votre bureau disposent peut-être d’une technologie suffisante, mais des appareils et des capacités plus récents peuvent vous aider à être plus créatif dans vos présentations.
Si vous animez vos présentations à l’aide d’éléments tels que des projecteurs, des tableaux intelligents et des écrans plasma, vous aurez plus de chances de faire participer les employés et vos réunions seront plus productives.
5. Suffisamment d’espace pour tous
Votre salle de conférence actuelle est peut-être si petite que les employés doivent s’asseoir trop près les uns des autres, sans avoir la possibilité de bouger. Il se peut aussi que vous n’ayez pas assez de places assises pour tout le monde, auquel cas certains employés doivent se tenir au-dessus des personnes assises à la table.
Ces situations ont tendance à rendre les participants impatients de voir la réunion se terminer. Si votre entreprise ne dispose pas d’une salle de réunion de taille suffisante ou n’en a pas du tout, vous pouvez louer une grande salle de réunion qui permet à chaque participant de s’asseoir confortablement et de sentir qu’il fait partie de l’équipe.
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6. Un budget plus intéressant
Un espace dans une société de location de salles de réunion est une excellente alternative aux salles de réunion dans les hôtels ou à une salle que vous louez au mois. Une société de location de salles de réunion peut vous offrir suffisamment d’espace pour la moitié du coût des salles de réunion d’hôtel et vous fournir toutes les commodités dont vous avez besoin.
Il peut être difficile d’inciter les employés à assister aux réunions. Si vous leur offrez un espace confortable, loin des distractions et de la familiarité de votre bureau habituel, vous créerez une atmosphère plus productive et dynamique.
