À l’heure où la digitalisation est presque devenue une obligation pour les entreprises désirant se développer, les outils numériques inondent le marché. On retrouve par exemple diverses solutions logicielles de gestion de projet. L’utilisation de ces dernières peut optimiser grandement l’organisation des activités. Mais comment ? Quel rôle joue un logiciel gestion de projet dans la gestion des tâches au sein d’une entité ?
Logiciel gestion de projet gratuit ou payant : lequel utiliser ?
Qu’il s’agisse des outils de gestion de projet gratuits ou payants, cette solution digitale permet de gérer le temps de travail en fonction d’une tâche à réaliser par une ou plusieurs personnes. Elle est souvent utilisée par les responsables et chefs de projet afin d’optimiser l’organisation des activités de leurs équipes.
La version gratuite de ces outils offre généralement des fonctionnalités réduites ou limitées dans le temps. Elle peut néanmoins convenir à de petites structures ou à une utilisation personnelle. Les logiciels payants, quant à eux, proposent davantage d’options principalement destinées aux grandes entreprises.
Rôle du logiciel gestion de projet dans l’organisation des activités de l’entreprise
Dans les grandes lignes, le rôle principal d’un logiciel de gestion de projet dans la gestion des activités d’une entreprise est de contribuer à l’optimisation de l’affectation des ressources sur une tâche précise. Ce type de solution permet ainsi de :
Gagner du temps dans l’organisation des activités
Un logiciel de gestion de projet efficace permet un gain de temps. En effet, les données, comme le temps de réalisation, concernant un projet sont centralisées dans un seul outil. Elles peuvent également être mises à jour, souvent de manière simple. Grâce à cela, les chargés de projets économisent leur temps de travail sur tout ce qui est organisation de tâches et affectation de ressources.
Suivre facilement les activités
Il est possible d’avoir un aperçu global de l’ensemble des tâches réalisées grâce à un logiciel de gestion de projet. Ce dernier permet également de savoir quelle ressource est affectée à quelle mission. Certains éditeurs proposent même des outils de pointage intégrés à leur solution. Ce qui facilite entre autres le calcul des temps de travail effectif de chacun de vos collaborateurs assignés à un projet. Ce type de fonctionnalité limite aussi les retards et les absences, car offre un suivi précis.
Limiter les risques d’erreurs de gestion de projet
Un outil classique comme un tableur nécessite beaucoup d’intervention manuelle pour pouvoir être utilisé comme solution de gestion d’activités au sein d’une entreprise. Les risques d’erreurs sont en cela élevés. Un logiciel de gestion de projet intervient dans la limitation de ces dernières grâce à ces nombreuses fonctionnalités comme la détection de doublon. Ce type d’option vous permet par exemple d’éviter qu’une tâche soit réalisée par deux salariés différents.
Respecter les délais de réalisation d’une mission
Pour qu’un projet soit rentable, certains critères comme le respect des délais de traitement doivent être respectés. Un logiciel de gestion de projet permet de préciser quand doit débuter et se terminer une activité. Il aide également à suivre dans le temps l’évolution d’une tâche.
Il va sans dire que ce rôle du logiciel gestion de projet est essentiel, dans la mesure où un retard est souvent mal perçu par les clients.
Mieux gérer les imprévus
Généralement, un projet est toujours sujet à des imprévus. Il peut s’agir par exemple d’absences au sein de votre effectif à cause d’un problème de santé ou de congés. Dans ces cas-là, vos chefs de projet doivent procéder à une réorganisation. Avec le concours d’un logiciel de gestion, ils pourront connaître en une seule vérification de disponibilité des collaborateurs. De même, ils identifieront facilement les tâches non prioritaires. Prendre des décisions de réaffectation sera alors facile.
Maîtriser la charge de travail des collaborateurs
Un logiciel gestion de projet donne une vue généralisée des charges de travail des équipes. Vous pouvez ainsi anticiper les cas de dépassement, ou l’inverse. Ce qui permet d’éviter que vos collaborateurs soient trop épuisés ou ne soient pas assez occupés. Leur performance et celle de votre entreprise n’en seront qu’améliorées.
Communiquer de manière efficace
Un logiciel de gestion de projet est également un outil collaboratif. Il aide à limiter les pertes de temps générées par les échanges verbaux ou via des solutions de communication tierce. En effet, ce type de logiciel vous permet de transmettre des directives à vos équipes de manière efficace, rien qu’en y renseignant leur tâche respective. Il peut aussi intégrer des outils de tchat ou des systèmes de commentaires en temps réel.
Mesurer la performance d’une entreprise et la rentabilité d’une activité
Le temps total de réalisation d’une tâche et les dépassements sont accessibles via un logiciel de gestion de projet. Ces données permettent aux équipes managériales de mesurer la rentabilité d’un projet et la performance d’une entreprise. Des éléments clés nécessaires à l’organisation d’une activité.
Un logiciel de gestion de projet a pour rôle principal d’optimiser la gestion d’un projet. Pour ce faire, il permet un gain de temps dans l’organisation d’une activité ou encore de mieux gérer les charges de travail.
